Databehandleraftale

Denne aftale indgås mellem kunden (dataansvarlig) og Good Vibes, CVR-nr. 35987266, der udbyder Kvanto (databehandler). Aftalen gælder automatisk fra det tidspunkt, kunden opretter en konto, og regulerer Kvantos behandling af personoplysninger på kundens vegne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 28.

• Formål: at levere tilbudsgivning, kundeintake, opfølgning og fakturaoverførsel.
• Varighed: så længe kundens konto er aktiv.
• Typer af personoplysninger: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, sagsbeskrivelser, fotos af opgavestedet og korrespondance.
• Kategorier af registrerede: kundens slutkunder samt kundens egne medarbejdere.

Kunden må ikke via platformen behandle særlige kategorier af personoplysninger (helbred, fagforening m.v.) eller CPR-numre.

Kvanto behandler alene personoplysninger efter dokumenteret instruks fra kunden. Brug af platformens funktioner udgør instruksen. Kvanto underretter kunden, hvis en instruks vurderes at stride mod gældende databeskyttelsesret.

Alle med adgang til data er underlagt fortrolighed. Kvanto har implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder:

• Adgangskontrol på rækkeniveau, så en virksomhed kun kan tilgå egne data.
• Lukkede lagerspande til fotos og dokumenter med midlertidige, signerede adgangslinks.
• Kryptering i transit (TLS) og på lagringsniveau.
• Løbende sikkerhedsscanning, fejllogning og driftsovervågning.
• Daglige backups med point-in-time recovery.

Kunden giver generel godkendelse til brug af underdatabehandlere. Kvanto anvender i dag leverandører til følgende formål:

• Hosting, database og fillagring — drift af platformen, primært EU.
• E-mailudsendelse — tilbud, notifikationer og systembeskeder.
• AI-behandling — beregning af tilbudsudkast ud fra beskrivelser og fotos.
• Betalingsafvikling — abonnementsbetaling (ingen kortdata hos Kvanto).
• Fejlovervågning — driftsstabilitet og fejlsøgning.

Alle underdatabehandlere er pålagt vilkår, der ikke er mindre beskyttende end denne aftale. Kvanto varsler ændringer med 30 dage, og kunden kan gøre indsigelse. Kvanto hæfter for underdatabehandlerens overholdelse af aftalen. En aktuel liste udleveres på forespørgsel til support@kvantoapp.com.

Personoplysninger, der sendes til AI-leverandøren, behandles udelukkende for at generere kundens eget tilbudsudkast. Data anvendes ikke til træning eller finjustering af leverandørens generelle modeller, og prompts opbevares ikke længere end nødvendigt til drift og misbrugskontrol hos leverandøren.

Kundens historiske tilbud og prislister bruges alene til at kalibrere kundens egen konto. De deles aldrig med andre kunder på platformen, og der sker ingen sammenblanding af data på tværs af virksomheder.

Data behandles fortrinsvis i EU/EØS. Sker der overførsel til tredjelande, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og med supplerende foranstaltninger efter behov.

Kvanto bistår kunden med at besvare anmodninger fra registrerede, samt med sikkerhed, konsekvensanalyser og forudgående høring. Ved brud på persondatasikkerheden underretter Kvanto kunden uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter konstatering.

Ved ophør sletter Kvanto alle personoplysninger senest 90 dage efter, medmindre lovgivning kræver fortsat opbevaring. Kunden kan inden da eksportere sine data fra platformen.

Spørgsmål til aftalen: Good Vibes (Kvanto) · CVR 35987266 · Kochsvej 8, 1. th., 1812 Frederiksberg C · support@kvantoapp.com